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F大学様

メールシステムを自社運用からクラウドに移行し、運用コストを削減

メールシステムを自社運用からクラウドに移行し、運用コストを削減

業種(大学、専門学校など) 私立大学 職員数 約700人
所在地(都道府県) 大阪府 生徒数 約6000人
導入前の背景や課題 選択のポイント 導入ソリューション 導入サービス
導入後の成果 導入による今後の展望 ミカサ商事を選択した理由  

導入前の背景や課題

ハード・ソフトともにコストが積みあがっていた


メール導入当時から、学生と教職員向けのメールシステムを、自前で運用管理していました。

しかし、自前でサーバーを保持・管理しつづけることは、数台分のサーバー機器の保守、更新費用、ライセンス費用、スパムメール対策などに、高いコストが発生することが課題となっていました。

次期サーバー更新するにあたり、予算取得がスムーズに進まない状況に、ご担当者は苦慮していました。

そんな中で、スマートフォンやタブレット端末などの普及により、クラウド型メールの利便性が高くなってきたこともあり、クラウドのメールシステムへの刷新計画がスタートしました。

選択のポイント

複数のクラウド型メールシステムについて、各社から提案を受けている中で、情報システムのご担当者が、ミカサ商事の提供する Google Apps 課題解決セミナーを受講し、教育機関は無償で利用できる Google Apps for EducationTM に興味をお持ちいただきました。

・自校でサーバーを保持しなくとも、常に最新で安全なメールサービスが提供されること
・端末を選ばないマルチデバイスであること

を評価いただき、次世代の学内メールシステムとして、 Google Apps for Education を選択頂きました。

導入ソリューション

メールの検索時間の短縮


従来のメールシステムでは、必要なメールを検索するために、結構な時間がかかっていましたが、 Gmail に移行することで、スムーズなメール検索ができるようになりました。

ジャンルごとにフォルダに分けて整理・保存したり、ローカルPC内に整理していたメールは、検索とタグ管理により、スピーディーな検索が実現しました。

管理リスクと工数の削減


Google Apps には、1ユーザー当たり30GBの容量があり、外部ストレージにメールを保管する必要もないため、管理リスと工数が削減できました。

導入サービス

  • Google Apps for Education 導入支援

    Google Apps 申請手続き
    ドメイン名のDNS確認作業
    Google Apps 初期設定作業
    管理者アカウントの登録作業
    利用者アカウント一括登録作業
     
  • Google Apps 管理者教育

     
  • Google Apps 利用者教育

     
  • 電話、メールでの利用方法質問サービス

     
  • Google Apps 用アドオン導入

    rakumoカレンダー
    rakumoコンタクト
    CloudGate(アクセス制限、ログ管理、端末制限)
     

導入後の成果

自社運用のメールシステムから、無事に Google Apps for Education に移行することができました。

導入前は不安の声もあった Gmail への移行に伴うメール操作性の変化ついても、教職員・学生ともにプライベートでの Gmail 利用者が一定数いた事もあり、問題なく対応できました。

便利なメール検索システムや、マルチデバイスで外出先でも自宅でもメールを確認できるなど、好評を得ることができました。

導入による今後の展望

今後は、 Google Apps for Education の機能である共有カレンダー、 Google ハングアウト (ビデオチャット)、 Google ドライブ を学生、教職員ともに活用し、コミュニケーションの充実をはかっていく予定です。

当社としては、学部ごとの利用シーンに応じたケーススタディを提供し、さらに Google Apps for Education を便利に活用してもらえるように提案して参ります。

ミカサ商事を選択した理由

実績をもとにじっくりと説明し、学内の理解を得た


メールシステムをクラウド化するにあたり、学校内では、情報漏えいの懸念などクラウドに対する漠然とした不安を持つ人々も少なくありませんでした。

また、従来必須であった機器の保守工数、費用が大きく削減される経費面のメリットは受け入れられたものの、無償で提供されるシステムに対して、クオリティを不安視する声も一部ではありました。

そこで、ご担当者とミカサ商事は共に、学内の不安を持つ方々に対して、じっくりと時間をかけて説明を続けました。

・ Google Apps は全世界の教育機関向けだけで数百万アカウントの実績があること

・ 日本国内でも大手大学をはじめ導入が進んでいること

・ Google による情報セキュリティの安全性の驚異的な高さ

などを評価頂き、 Google Apps for Education のテストスタートに合意を得ることができました。