Microsoft Office製品で他のユーザーがファイルを編集中かどうかを確認できる新機能が、Googleドライブに追加されました。

これにより共同編集が円滑にすすみ、Google ドライブで Microsoft Officeファイルを編集する際のバージョン競合を回避できるようになります。

この機能はドライブ ファイルストリーム(バージョン28以降)を使用している必要があります。

リアルタイム プレゼンスとはドライブファイルストリームに保存されているWord、Excel、PowerPointファイルを他のユーザーが編集しているかどうかをリアルタイムでユーザーに知らせるものです。

※ドライブファイルストリーム:ドライブのファイルをクラウドから Mac や Windows パソコンに直接ストリーミングする機能。ディスクの空き容量とネットワーク帯域幅を解放できる。

ドライブで Microsoft Office ファイルを編集する際のバージョン競合を防止

リアルタイムプレゼンスを使えば、Microsoft Officeファイルを開いているときに、そのファイルを他のユーザーが表示または編集しているかどうかがわかります。

双方にアラートが表示されるので、バージョン競合を回避できるようになります。

競合が発生した場合は、ドキュメントの別のバージョンを並べて表示することで、ドキュメントを最新のファイルに簡単に統合できます。

ドライブには次のように表示されます。

  • 安全に編集できます
     誰も編集していません
  • 編集を待機してください
     他のユーザが編集中であるため編集すると複数の強豪バージョンが作成されます
  • 新しいバージョンが作成されました
     別の編集者が新しいバージョンを保存しました
  • 新しいバージョンが作成されました(競合)
     編集中のファイルを他のユーザーも編集しました。クリックすると並べて表示されます。
     これは一つのバージョンにまとめるのに役立ちます。

管理設定の提供を開始

組織でリアルタイム プレゼンスを利用できるようにするかどうかは、管理者が選択できます。

管理設定はすでに利用可能で、デフォルトでオンになっています。リアルタイム プレゼンスは、ドメイン全体またはドメイン内の組織部門別に無効にすることができます。

設定を変更するには、管理コンソールで [アプリ] > [G Suite] > [ドライブとドキュメント] > [機能とアプリケーション] > [ドライブ ファイル ストリームからの Microsoft Office のリアルタイム プレゼンス機能の有効化をユーザーに許可する] に移動します。

ドライブ ファイル ストリームに保存されている Office ファイルを開くと、お知らせが表示されるようになります。

これは、リアルタイム プレゼンス機能を使えば、ドライブに保存された Microsoft Office の共有ファイルを編集している他のユーザーを確認できることを説明するメッセージです(下図)。

この機能を有効にすると、フォーカスがあるメインの Word、Excel、PowerPoint ウィンドウの右下に、リアルタイム プレゼンスのステータスを示す小さいウィンドウが表示されます。

Hangouts Chatとは、チーム向けに設計されたメッセージプラットフォームです。Chatは、ダイレクトメッセージからグループの会話まで、チームが簡単かつ効率的に共同作業が行えるようサポートします。Chatは現在28言語に対応しており、各チャットルームは最大8,000人のメンバーをサポートします。

Hangouts Chat は簡単かつ効率的にコミュニケーションをとれるツールですが、チャットメッセージに邪魔されることなく作業に集中できる環境を確保することも重要です。

このたび追加された通知のスヌーズ機能を利用すれば、重要な会議に参加しているときや業務時間外に誰かがHangouts Chatで会話を始めても、通知が届くことはありません。

必要に応じて、スヌーズ期間を30分、1時間、2時間、4時間、8時間から選択できます。選択した期間中は、ご使用のすべての端末で通知がミュートされます。ミュート期間中は、プレゼンスインジケーターが月のマークに変わり、名前の横のステータス欄に対応可能になる時刻が表示されるので、他のユーザーも状況を把握することができます。

G Suite 管理者は、ご利用の G Suite サービスすべてを Google 管理コンソールで一元的に管理し、ユーザーの作成、アプリの設定、端末の設定などを行うことができます。G Suite 管理者レポートでは、アプリの使用状況、ユーザーのステータス、ファイルの公開設定、セキュリティなど、G Suiteドメインの主な指標や傾向の概要を確認できます。そのG Suite 管理者レポートに、ユーザーアカウントのセキュリティに関する新しい分析情報が追加されました。

新たなツールの追加により、管理者は不審なアクティビティを特定したり、セキュリティ ポリシーの変更の影響を把握したりできるようになりました。G Suite 管理者は、ユーザーのアカウントを保護し、組織のセキュリティを確保するという重要な役割を担っています。これを確実に実践するには、ユーザーアカウントに関する操作を把握する必要があります。そこで、G Suite 管理コンソールにユーザーアカウントのアクティビティに関するレポートを追加することで、詳細を確認できるようにしました。

アカウントの不審な動作をモニタリング

G Suite 管理者は次のような重要なユーザー操作に関して、レポートを使用して監査したり、アラートを設定したりすることができます。

  • パスワードの変更
  • 2段階認証プロセスの有効化、無効化
  • アカウント復元用情報の変更(電話番号、セキュリティ保護用の質問、再設定用のメールアドレス)

操作を行った特定のユーザーアカウントで絞り込む

このような操作を確認できれば、管理者は不審なアカウントの動作を検出したり、ユーザーアカウントが不正アクセスされた時期を特定したりしやすくなります。たとえば、ユーザーがパスワードとパスワード再設定情報の両方を最近変更し、管理者がそのことを把握したとします。これは、ハイジャッカーによるアカウント乗っ取りの兆候である可能性があるため、管理者は、ユーザーアカウントに関するレポートを使用して変更の日時とIPアドレスを追跡し、不審な操作かどうかを確認できます。また、調査の状況次第で適切な処置(パスワードの再設定、2段階認証の無効化など)を行って、ユーザーアカウントを復元することができます。

G Suite の機能の一つにGoogleサイトというツールがあることはご存知でしょうか。Googleサイトは、プログラミングの知識がなくとも、さらにはデザインができなくとも、簡単にサイト制作ができるツールなのです。

新しいGoogleサイトを使えば、機能的で魅力的なサイトを誰でも簡単に作成できます。ただし「以前のサイトで作成したサイトを新しいサイトに手動で移動するのは時間がかかる」とのご意見をいただき、これに対応するためにシンプルなサイト変換ツールが開発されました。

以前のサイトで作成したサイトに対してこのツールを使用すると、新しいGoogleサイトでの下書きを自動作成できます。この新しいサイトの下書きは、デザインが新しくなっていますが、コンテンツは以前のサイトのものです。変換ツールを使用しても元のサイトには影響しないので、オーナーは新しいGoogleサイトのインターフェースで下書きを確認、編集できます。
新しいサイトを公開する準備ができたら、元のサイトの URLで公開する(元のサイトを置き換えて閲覧者を自動的にリダイレクトする)ことも、新しい URL で公開することもできます。

現在、このツールをご利用いただけないサイトもあります。サイトにツールを使用できるかどうかを確認するには、オーナーがsites.google.comで以前のサイトを開き、次の項目を探してください。

  • 画面上部のバナー「New: 新しいGoogleサイトに変換」
  • 左サイドバーのリンク([設定] > [サイトを管理] > [新しいサイトに変換])

上記のバナーやリンクが表示されていない場合、そのサイトはまだツールによる変換対象になっていません。これにはいくつかの理由が考えられますが、一般的には、変換ツールでサポートされていない機能が使用されているためです。現在、ツールが対応するサイトを増やすべく取り組んでいますので、今しばらくお待ちください。今後、サイトが変換対象になれば、上記のバナーとリンクが表示されます。

ミカサ商事株式会社では、Google for Educationの導入支援をテーマに、6月22日東京、6月29日大阪において、教育機関のお客様を対象に、セミナーを開催いたしました。

今回のセミナーは3つのセッションで行いました。

Google for Education 最新情報

Google for Education 杉浦剛氏に Google のミッションや Education の世界的な動き、G Suite を使いこなすポイントなどを交えながら、最新情報をお話いただきました。

効率的な授業プラットフォーム Google Classroom

Google Classroomを、実際のシチュエーションを想定したデモを行いながら、先生・生徒それぞれの操作方法などをご紹介しました。

Chromebook 1人1台のスムーズな導入の実現

Chromebook の活用事例や一人一台のスムーズな導入の実現の為、実際に導入にかかるコスト、スケジュールをご説明しました。

 
また会場には、最新の Chromebook を展示し、Chromebook の最大の特徴でもある起動性の良さなどを体験頂きました。セミナー中や終了後には、実際に校務でのお困り事や導入に関しての懸念事項など、多くのご質問を頂きました。

ご来場の皆様ありがとうございました。
両日とも、満員御礼となりましたことをこの場をお借りして御礼申し上げます。

【セミナー参加者の声】

  • 現在タブレットを使用しているが、今後キーボードが必要となると感じているので、Chromebook はとても参考になった。
  • Google の理念が素晴らしく新たにできるAIの力がすごいと思った。もっとお話を聞きたかった。
  • Chromebook は安価で使いやすい、生徒一人一台を実現したい。是非アドバイスがほしい。

教育現場に求められるものが多い現代において、Google for Education を活用することで、校務を効率化し、充実した生徒とのコミュニケーションを実現できます。

校内のネットワークからChromebook の導入、Google for Education 導入後のサポートなど全て弊社にご相談下さい。御校にとって最適なご提案をさせて頂きます。

新しくなった ToDo リストでは、モバイルアプリやウェブ アプリケーションで日々のタスクを管理したり、複数のリストを整理したり、重要な期日を管理したりできます。

ToDo リストは、Gmail やカレンダーの一機能としてすべてのドメインで利用可能となり、デフォルトで有効になります。

無効にしたい場合は、管理コンソールの [アプリ] > [G Suite] から設定できます。

G Suite のコアサービスになることにより、 G Suite 契約の対象となり、他のコアサービスと同じ基準の技術サポートとサービス提供が保証されるようになりました。

【ToDo リストの便利な機能】

  • タスクに詳細なメモや期限を追加することができる
  • 一つのタスクの複数のサブタスクを追加することができる
  • 複数のリストを作成することが可能
    仕事用とプライベート用など、切り替えで利用可能
  • Gmailに届いたメールをタスクとして登録することもできる
    受信トレイの一覧からチェックをいれて、プルダウンメニューからToDoリストに登録
  • 登録したリストはGoogleカレンダーとも連携している
    カレンダー上でToDo リストの期限を変更することも可能である

google_todo1
google_todo2
google_todo3

生徒からの故障相談の対応に困っていませんか?

生徒から故障相談がある時に各学校で先生が行っていること

  • 故障かどうかの確認
  • ハードウェアリセットまたはOSリカバリの実施
  • 保証対象かどうかの確認(メーカー保証内か、延長保証に加入しているか)
  • メーカーへの修理手配(プロセスはメーカーによって異なる場合があります)
  • 修理前の登録解除
  • 代替機を一時的に登録 ※学校所有の場合
  • 修理後の再登録

日々の持ち帰りによる負担や、机から落としたなど故障したChromebookをもって生徒は先生の授業の合間に助けを求めてきますが、忙しい先生も毎回対応できるわけではありません。
そんな先生の声からこのサービスは始まりました。

弊社が先生に代わって、メーカーや保証会社等への問い合わせを含め、端末故障業務全般の代行を行います。

これらをすべて弊社で対応致します!

端末トラブル問い合わせ受付*1 修理業務の代行*2
端末の故障または調子が悪いなどのご相談を生徒様より直接承り、一次切り分けを行います。端末の使用に関する問い合わせも含みます。 修理が必要な場合は、保証加入の確認を行い、修理会社へ連絡。そして修理の間の代替機の準備もお任せください。
端末引取りと返送*3 管理状態解除と再設定
故障端末を学校またはご自宅まで引き取りに伺います。修理から戻ってきた端末も学校または、ご自宅まで返送いたします。 修理の前にGSuiteの管理コンソールにて、管理状態から解除を行います。そして修理後に端末を再度登録します。

*1 Chromebookに関する内容に限ります。
*2 代替機の数は、端末の種類によって異なります。
*3 弊社指定の保証にご加入の場合に限ります。

Googleバーが更新され、学校様のブランドロゴを表示できるようになりました。
カレンダーやドライブなどの多くの G Suite サービスで上部にあるユーザー写真の横に、ドメインのロゴが表示されるようになります。

是非設定をして、各学校オリジナルの画面にてご利用下さい。

【設定方法】
管理コンソールの[会社プロフィール]>[カスタマイズ]で組織の画像を追加できます。画像を設定するまでは、代わりに G Suite のロゴが表示されます。
G Suite サービス全体に時間をかけて導入される予定であるため、一部のアプリでは、しばらくの間この機能が表示されない可能性があります。

brand

4ページ中1ページ目1234