Microsoft Office製品で他のユーザーがファイルを編集中かどうかを確認できる新機能が、Googleドライブに追加されました。

これにより共同編集が円滑にすすみ、Google ドライブで Microsoft Officeファイルを編集する際のバージョン競合を回避できるようになります。

この機能はドライブ ファイルストリーム(バージョン28以降)を使用している必要があります。

リアルタイム プレゼンスとはドライブファイルストリームに保存されているWord、Excel、PowerPointファイルを他のユーザーが編集しているかどうかをリアルタイムでユーザーに知らせるものです。

※ドライブファイルストリーム:ドライブのファイルをクラウドから Mac や Windows パソコンに直接ストリーミングする機能。ディスクの空き容量とネットワーク帯域幅を解放できる。

ドライブで Microsoft Office ファイルを編集する際のバージョン競合を防止

リアルタイムプレゼンスを使えば、Microsoft Officeファイルを開いているときに、そのファイルを他のユーザーが表示または編集しているかどうかがわかります。

双方にアラートが表示されるので、バージョン競合を回避できるようになります。

競合が発生した場合は、ドキュメントの別のバージョンを並べて表示することで、ドキュメントを最新のファイルに簡単に統合できます。

ドライブには次のように表示されます。

  • 安全に編集できます
     誰も編集していません
  • 編集を待機してください
     他のユーザが編集中であるため編集すると複数の強豪バージョンが作成されます
  • 新しいバージョンが作成されました
     別の編集者が新しいバージョンを保存しました
  • 新しいバージョンが作成されました(競合)
     編集中のファイルを他のユーザーも編集しました。クリックすると並べて表示されます。
     これは一つのバージョンにまとめるのに役立ちます。

管理設定の提供を開始

組織でリアルタイム プレゼンスを利用できるようにするかどうかは、管理者が選択できます。

管理設定はすでに利用可能で、デフォルトでオンになっています。リアルタイム プレゼンスは、ドメイン全体またはドメイン内の組織部門別に無効にすることができます。

設定を変更するには、管理コンソールで [アプリ] > [G Suite] > [ドライブとドキュメント] > [機能とアプリケーション] > [ドライブ ファイル ストリームからの Microsoft Office のリアルタイム プレゼンス機能の有効化をユーザーに許可する] に移動します。

ドライブ ファイル ストリームに保存されている Office ファイルを開くと、お知らせが表示されるようになります。

これは、リアルタイム プレゼンス機能を使えば、ドライブに保存された Microsoft Office の共有ファイルを編集している他のユーザーを確認できることを説明するメッセージです(下図)。

この機能を有効にすると、フォーカスがあるメインの Word、Excel、PowerPoint ウィンドウの右下に、リアルタイム プレゼンスのステータスを示す小さいウィンドウが表示されます。