Gmail の導入で、通信制の生徒とのコミュニケーションが活性化

A学園様
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業種(大学、専門学校など)私立高校職員数約150人
所在地(都道府県)愛知県生徒数約1500人

導入前の背景・課題

通信制の生徒のフォローが課題

全日制高校の生徒は毎日、学校へ通って教師とコミュニケーションを取れますが、通信制高校の生徒は、年数回のスクーリングと任意で通うサポート校でのフォローがメインとなっていました。

生徒ごとに抱える事情、環境が異なる為、必ずしも全ての生徒がサポート校へ通えるわけではありません。電話や面談が苦手な生徒もいます。

そのため、通信制高校の新入生と教員向けに、新たなメールサービスの導入をご検討されていました。

セミナーの参加がきっかけ

そんな時に教育機関向け Google Apps for Education 課題解決セミナーにご参加いただき、法人向けでは有償の Google AppsTM が教育機関向けでは無償で提供される事を知りました。

選択のポイント

無料メールでは、広告が出てしまい、学校として使用するには相応しくない場合がありますが、 Google Apps for Education では、生徒への広告を非表示にすることができることと、学校での独自ドメインを取得できることが、選択のポイントになりました。

導入ソリューション

Google Apps for Education アカウント作成

従来のメールシステムの場合、入学日が異なる通信制の生徒に対して、一人ずつメールアドレスを付与する作業は工数がかかります。

Google Apps for Education の場合、姓名とメールアドレスさえ決めれば、すぐに利用可能なアカウントを発行できます。

また、ミカサ商事による一括アカウント登録の代行作業により、学内システムご担当者様の負担を軽減することができました。

データ共有

従来は、エクセルに入力した校務、教務に関するデータをメールでやりとりしていましたが、版数の管理や入力ミスの修正時に確認が必要で作業が煩雑でした。

Google ドライブ を活用し、スプレッドシートや文書作成をクラウド上で共同編集することによって、版数管理や確認にかける工数が無くなりました。

クラウド型生徒管理システムも導入

Google Apps の導入と合わせて、通信制の生徒管理システムとして、ミカサ商事が提案するクラウド型生徒管理システムを合わせて導入いただきました。

導入後の成果

生徒一人ひとりにメールアドレスを提供する事で、学校からの連絡や通知を一括で配信する事ができるようになりました。

また、メールアドレスは学校ドメインの為、通信制では希薄になりがちな学校との連帯感・母校への愛校心に繋がることも期待しています。

従来のスクーリング、サポート校、電話に加え、 Gmail を活用したきめ細かな学習フォローは、生徒との関係性の構築に役立っています。

また、学校内にサーバーを必要としないクラウドサービスの為、ハード保持のスペース・工数・費用も殆ど発生していません。

導入による今後の展望

導入から1年が経過しましたが、 Google Apps 、生徒管理システムとも安定して活用できています。

ミカサ商事のサポート力を高く評価いただき、グループ内の大学向けの教務システムについても、ミカサ商事に任せて頂くことになりました。

Google Apps と連携する学内ワークフローサービスと、出退勤管理サービスもご検討いただいております。

ミカサ商事を選択した理由

・ 教育機関向けの導入実績が豊富なこと

・ 不慣れな職員も安心して利用ができるアドオンの提案をしたこと
  (カレンダー、アドレス帳、接続制限など)

などが決め手となって選択いただきました。

導入後にも、定期的にご担当者からの電話や訪問によって、利用状況をヒアリングしていることに対しても、とても安心感があると喜んで頂いております。

導入サービス

Google Apps for Education 導入支援

Google Apps 申請手続き
ドメイン名のDNS確認作業
管理者アカウントの登録作業
利用者アカウント一括登録作業