業務の流れを意味するワークフローは、主に企業の業務において、抜けや漏れをなくすために用いられています。また実際の現場で代表的なワークフローとしては、備品購入や旅費交通費などの経費精算業務、請求書や見積書などの申請業務が挙げられます。
そんな企業活動に不可欠なワークフローは、組織の生産性向上に有用な Google Workspace（旧 G Suite）と連携することで、よりスムーズになり業務効率化につながります。
本記事では Google Workspace でワークフローを導入する方法についてご紹介していきます。
Google Workspace についての解説はこちら↓
Google Workspace とは？機能・料金プラン・メリットなど Google Workspace の基本をご紹介
Google Workspace は、Googleが組織向けに提供するオンラインツールで、企業や教育機関などの組織のコミュニケーションを強化し、Gmail や Googleカレンダー、Google ドライブなどを安全に使うためにも有効です。本記事では、Google Workspace の概要から機能や料金プラン、活用する際のメリットについてご紹介していきます。
ワークフローとは？
ワークフローとは、特定の業務における抜けや漏れをなくし、適切に業務を進めるために御用いられる多くの企業活動において欠かせない存在です。上記でご紹介した経費精算業務や申請業務の他にも、企業におけるワークフローはさまざまな業務に当てはまります。
ワークフローの例
ここではワークフローの一例として、備品購入における経費精算業務の内容を各作業別に分解してご紹介します。また分解すると以下のような流れになります。
- 購入担当者が備品を購入
- 購入担当部署の管理者が確認
- 経理担当者が確認
- 経理担当部署の管理者が確認
企業の規模や購入品の金額、各担当者の権限など、さまざまな要素によって上記の流れは変わりますが、多くの企業では上記のよう備品購入の流れになっているケースが一般的です。またこの流れにおいて考えられる作業を分解していくと以下のような作業が挙げられます。
- 手書きでの確認作業
- 捺印作業
- 対面での確認作業
- 電卓を使った手計算
- 書類の保管や管理 など
1つの備品購入といっても、このような煩雑で多くの作業が想定されます。こういった作業は企業における時間・労力の損失であり、改善すべき項目です。
またワークフローは作業の抜けや漏れをなくすために用いられますが、それによって作業が多く煩雑になってしまっては、本来の企業の目的に遠回りになってしまう可能性が高くなります。
そこでワークフローをデジタルで行うことで、これら煩雑な業務を効率化できます。その際に有用なのが Google Workspace を活用したワークフローです。
Google Workspace（旧 G Suite）におけるワークフローとは？
特定の業務における抜けや漏れをなくし、適切に業務を進めるためのワークフローですが、Google Workspace にワークフロー機能は標準搭載されていません。Google Workspace には業務効率化につながるさまざまなサービスやアプリが備わっていますので、それらを活用し、ワークフローを作成することができます。
Google Workspace（旧 G Suite）でのワークフロー作成方法
Google Workspace でワークフローを作成するには、以下の方法が挙げられます。
- スプレッドシートと Google Apps Script(GAS) を活用する方法
- AppSheet を活用する方法
- アドオンを活用する方法
Google スプレッドシート と Google Apps Script(GAS) で作成する方法
1つ目の Google Workspace でのワークフロー作成方法は、表計算アプリである Google スプレッドシート を活用する方法です。比較的小規模な事業者や多くのワークフローを必要としない場合には、 Google スプレッドシート でも最低限のワークフローは作成できます。
また応用として Google スプレッドシート と主に Google のサービス を自動化するスクリプト言語である Google Apps Script(GAS) を活用する方法もあります。ただしこちらの方法では、プログラムを動かす必要があるので、組織内にコーダーやエンジニアがいない場合の活用は難しいというのが実情です。
AppSheet で作成する方法
2つ目のワークフロー作成方法は、AppSheet を活用する方法です。AppSheet とはコーディング不要で、モバイル アプリケーションやウェブ アプリケーションを構築できる開発プラットフォームのことです。またAppSheet のアプリは、接続されたデータソースに同期されます。主なデータソースとしては、Google スプレッドシート、Excel、Cloud SQL、Salesforce などが挙げられます。
コーディング不要なので比較的導入は容易ですが、初めてワークフローを作成する場合や、AppSheet やデータベースの扱いに慣れていない場合には、煩雑に感じる可能性もあります。
アドオンで作成する方法
3つ目のワークフロー作成方法は Google Workspace のアドオン（拡張機能）を活用する方法です。こちらであれば比較的、上記でご紹介した方法のようなコーディングや煩雑なデータベースの扱いもないため、最も手軽にワークフローを導入・活用できる方法です。
Google Workspace（旧 G Suite）でrakumo（ラクモ）を利用しワークフローを作成する方法
ここでは Google Workspace でワークフローを作成する方法の中でも、最も手軽に導入できるアドオンを活用した方法とご紹介します。また Google Workspace でのワークフローを作成は、Google Workspace と連携できるワークフローアドオンである「rakumo（ラクモ）」を例にご紹介します。
rakumo（ラクモ）の特徴
rakumo とは、Google Workspace のユーザー情報・認証、ファイルデータなどと連携し、
グループウェア機能の拡張と業務効率化を実現する Google Workspace のアドオンツールです。rakumo はGoogle Workspace との連携を前提に作られていることから、必要最低限のシンプルな画面でユーザー情報・認証やデータ連携もスムーズに行うことができます。
またパソコンはもちろんスマホにも対応しており、手軽に活用できるメリットがあります。そのため経費精算業務や申請業務といったワークフローを必要とする業務の効率化を図ることができます。
rakumo（ラクモ）のワークフローとは？
Google Workspace のワークフローで rakumo を導入すると、さまざまな決済をスピーディに行うことができます。組織内での業務フローをデジタル化・オンライン化し、契約や書類の電子承認、電子稟議が可能になるため、紙でのやり取りを削減、捺印作業も削減でき、業務効率アップに期待ができます。
また Google Workspace との連携がスムーズなことから、Google ドライブ で稟議や決裁に必要な書類添付も直感的に行うことができます。さらにワークフローにおける確認・承認作業においてコメント機能が搭載されていることで、確認・承認作業のフィードバックや双方向のコミュニケーションも可能です。よって単に rakumo のワークフローは、業務を効率化するだけではなく、必要に応じてコミュニケーションを活性化できることも魅力の1つです。
Google Workspace（旧 G Suite）でrakumo（ラクモ）を活用した事例
Google Workspace に rakumo を導入すると、ワークフロー以外にも活用できる業務があります。ここでは3種類の事例をご紹介します。
rakumo キンタイ
勤怠状況を管理する「rakumo キンタイ」では、多様な働き方の実現と働きやすさをサポートできます。該当のスタッフの勤務形態ごとにデータを集計し、アラート機能や打刻機能によって勤怠情報を管理できます。
rakumo カレンダー
スケジュールを管理する「rakumo カレンダー」は、Googleカレンダー を日本企業向けにデザインした電子カレンダーです。営業時間に合わせたスケジュール表示をはじめ、施設・設備・会議室など、組織グループを分けた表示機能など、スケジュール管理による生産性アップをサポートしてくれます。
rakumo ボード
オンライン上で掲示板や情報共有に活用できる「rakumo ボード」は、情報ダッシュボードアプリです。掲示機能はもちろん、コメントや速報機能などにより、社内コミュニケーションの活性化に貢献してくれます。
Google Workspace（旧 G Suite）導入の際は rakumo（ラクモ）の同時利用もおすすめ
企業活動に不可欠なワークフローは、組織の生産性向上に有用な Google Workspace と連携することで、よりスムーズになり業務効率化につながります。Google Workspace でのワークフローの導入には、コーディングや煩雑なデータベースの扱いがないアドオンであるrakumo の活用が最適です。
また Google Workspace で rakumo を活用するには、Google Workspace と rakumo の販売代理店を通すと、スムーズな導入や導入後のサポートも期待できます。
Google Workspace と rakumo の販売代理店であるミカサ商事では、教育機関での Google アカウントの年次更新代行や、管理者向けの運用支援を承っております。また Google for Education 認定トレーニング講師による管理者研修も実施しており、今までに300以上の学校様への導入を支援させて頂いております。
これから Google Workspace の導入を進めたい教育機関、導入の負担を削減したいとお考えのご担当者様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
↓Google Workspace や rakumo 導入のご相談↓
