ビジネスや教育の現場で活用が進んでいる Google Workspace は、オンライン上でスムーズにコミュニケーションや情報共有が行えるツールです。コミュニケーションや情報共有において Google Workspace を効果的に活用する際には、メールアプリ Gmail をはじめ、メーリングリストに最適な Google グループの活用が欠かせません。
本記事では Google Workspace の活用において起点となる Gmail をご紹介した上で、メーリングリストに活用できる Google グループ についてご紹介していきます。
Gmail や Google グループを含むツールセット「Google Workspace」についてはこちら↓
Google Workspace とは？機能・料金プラン・メリットなど Google Workspace の基本をご紹介
Google Workspace は、Googleが組織向けに提供するオンラインツールで、企業や教育機関などの組織のコミュニケーションを強化し、Gmail や Googleカレンダー、Google ドライブなどを安全に使うためにも有効です。本記事では、Google Workspace の概要から機能や料金プラン、活用する際のメリットについてご紹介していきます。
Google Workspace で使用できるメールアプリ Gmail
Gmail は2004年から Google が提供開始した、Google Workspaceで 使用できるメールアプリです。現在 Gmail の利用者は15億人を超え、世界最大のメールサービスとなっています。
また Gmail はビジネスの現場はもちろん、Google Workspace の活用が進む教育の現場でも導入が進んでいます。
メールアプリ Gmail を活用するメリット
まず Google Workspace で使用できる Gmail は、世界最大のメールアプリとあって、充実した機能が搭載されています。具体的には以下のようなメリットがあります。
- 無料で利用できる
- 安全性が高い
- 1人で複数のメールアドレスを持てる
- 迷惑メールにおける高性能なフィルタリング
- デバイスに関係なく利用できる
- キャリアに関係なく利用できる
- 検索機能が優れている
- ビジネスやプライベートメールを分けられる
- 利用者が多く安心感がある
上記のように優れた点が多い Gmail ですが、使用する際にはインターネット接続が必要な点、フリーサービスなので広告が表示される点には注意が必要です。
Google Workspace ではメールを使わなくても共同作業・コミュニケーションが可能
Google Workspace では Gmail のアカウントを起点に、さまざまなアプリを利用できます。例えば Google Workspace 内のメンバーから、ファイルが共有された時やコメントがあった際には、Gmail に通知が届きます。その通知を確認し、他のアプリにもアクセスすることができます。そのため Gmail は単体でも有用なアプリですが、Google Workspace の活用においても欠かせない存在です。
また、Google Workspace では Google Meet や Google Chat など Gmail 以外にも、コミュニケーションや情報共有に活用できるアプリが備わっています。
Google Meet
Google Meet は、Google Workspace で活用できるビデオ会議ツールです。ビジネスの現場では社内でのミーティングや取引先との商談など、相手との対面でのコミュニケーション・情報共有が必要な際に活用されています。
Google Chat
Google Chat は、Gmail よりもスピーディなコミュニケーション・情報共有が必要な際に活用されているチャットアプリです。ビジネスの現場では、ファイル共有やタスク共有に最適。教育の現場では、生徒と教師間のコミュニケーションはもちろん、課題やテストなどの提出物のやり取りなどに使用されます。
さらに Google Workspace では、Gmail・Google Meet・Google Chat 以外でもコミュニケーションや情報共有が可能です。実際に Google ドキュメント や Google スプレッドシート 、Google スライド などのファイル作成ではアプリ上で共同作業が可能で、コメント機能などを活用することでリアルタイムのファイル上のコミュニケーションや情報共有をすることができます。その他にも Google カレンダー や Google Keep で、タスクやTODO共有が可能です。
メーリングリストに活用できる Google グループ とは？
まずメーリングリストとは、複数の人に同時に電子メールを配信する仕組み・システムのこと。そんなメーリングリストは、Google Workspace の Google グループ を使用することで作成・活用できます。またメーリングリストでのやり取りを、メールやウェブインターフェース上に記録しておくことも可能です。
Google グループ でできること
Google Workspace の Google グループでできることには、主に以下が挙げられます。
ビジネス・教育機関における情報共有
ビジネスの現場では複数のスタッフ・取引先に、教育の現場では複数の教師・生徒に、といったようにメーリングリストを活用したいシーンが多く存在します。そんな時に Google グループ を使用すれば、スムーズにメーリングリストを作成し、該当のメンバーに一斉にメール送信できます。
そのため各メンバーのメールアドレスを個別に入力する煩雑な作業を行うことなく、効率的に情報共有できます。特に教育機関においてクラスの生徒が数十人、該当学年では百人以上といったように、大きな数になるほどGoogle グループ は心強い存在です。
特定のテーマ・トピックについてのQ＆Aを作成できる
Google グループ では、プロジェクトにおける特定のメンバーや特定のクラスの生徒など、特定のグループごとにメーリングリストを作成し一斉送信できます。そのためWebフォーラムやセミナーのように、対象を絞ってやり取りをすることができます。
さらにメーリングリストでのやり取りは記録できるので、期間を置いてから閲覧することも可能です。よって特定のテーマ・トピックについて復習や見直し、過去にあった質疑応答のQ＆Aを作成することも可能です。
特定のグループへ一斉送信 会議や授業の管理
上記でご紹介したように、Google グループ では、プロジェクトにおける特定のメンバー・グループごとにメーリングリストを作成・一斉送信できます。そのため該当のプロジェクトメンバーだけで行う会議、該当する生徒だけの授業のアナウンスにも活用できます。
Google グループ の活用方法
ここからは実際に Google グループ を活用する際の流れについてご紹介していきます。
- グループの概要を作成
- プライバシー設定
- メンバーを招待
- グループでのコミュニケーション
といった3ステップが主な流れです。
グループの概要を作成
1つ目のステップでは、グループ名・アドレス・説明といったグループの概要を作成していきます。グループの目的がわかるグループ名・アドレス・説明にすることがポイントです。
プライバシー設定
2つ目のステップでは、グループにおけるプライバシー設定をします。またその際、閲覧のみできるメンバー、投稿できるメンバーなど、個別にプライバシー権限を付与・設定を行うことも可能です。
メンバーを招待
3つ目のステップでは、実際にグループに参加してもらうメンバーを招待します。メールアドレスで追加できますが、名前でスムーズに追加することも可能です。また役職や立場に応じて、マネージャー・オーナー権限を付与することも可能。
グループでのコミュニケーション
メンバーが参加できたら、実際にテーマやトピックに応じて、情報共有やコミュニケーション、ディスカッションが可能です。
Google グループの作成方法
ここからは Google グループの作成方法についてご説明します。
- Google グループにアクセスもしくは、アプリランチャーからグループを選択します。
- 「グループを作成」をクリックします。
- 入力フォームに必要事項を入力し「次へ」をクリックします。
- プライバシー設定の画面になりますので、それぞれ設定を行い「次へ」をクリックします。
- メーリングリストに追加したいメンバーを入力し「グループを作成」をクリックします。
「メンバー」と「マネージャー」で、それぞれ異なる権限を付与することが可能になります。
Google Workspace で Google グループを作成する場合には、管理者からの権限付与が必要になることがありますので、事前にご確認ください。
Google Workspace でメールやメーリングリストを扱う際の注意点
Google Workspace でメールやメーリングリストを扱う際の注意点としては、まず多くの個人情報を扱うため、情報漏洩に注意して作業することです。とはいえ Google Workspace でのメールやメーリングリストの扱いは、オンラインで行うため目視チェックなど、全てを管理するのは難しいのも実情です。
そんな時に役立つのが、組織のデータ保持と電子情報開示のためのツールである Google Vault です。Google Vault を使用することで、ユーザーの Google Workspace におけるデータの保持、記録保持、検索、書き出しができます。また Vault では、以下のデータに対応しています。
- Gmail のメール
- ドライブのファイル
- Google Chat のメッセージ（履歴がオンの場合）
- Google Meet の録画と付随するチャット、Q&A、アンケートのログ
- Google グループのメッセージ など
注意点を確認し安全に Google Workspace を導入できるように努めてください。
ミカサ商事では、教育機関での Google アカウントの年次更新代行や、管理者向けの運用支援を承っております。また Google for Education 認定トレーニング講師による管理者研修も実施できます。
今までに400以上の学校様の導入を支援させて頂いております。これから Google Workspace の導入を進めたい教育機関、導入の負担を削減したいとお考えのご担当者様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
↓Google Workspace の導入や運用サポートのご相談↓
