Google Workspace とは?機能・料金プラン・メリットなど Google Workspace の基本をご紹介

Google Workspace は、Googleが組織向けに提供するオンラインツールです。 Google Workspace は、企業や教育機関などの組織のコミュニケーションを強化し、Gmail や Googleカレンダー、Google ドライブなどを安全に使うためにも有効です。
本記事では、Google Workspace の概要から機能や料金プラン、活用する際のメリットについてご紹介していきます。
組織のコミュニケーションを強化したい方、生産性向上に有効なアプリケーションを安全に活用したい方は、導入の参考にしてみてください。

教育機関向けのプランや各機能のご紹介はこちらの記事で詳しく紹介しています。
Google Workspace for Education とは?教育機関がスムーズに導入する方法をご紹介

Google Workspace とは?

Google Workspace とは、Google が提供する組織向けのオンラインアプリケーションセットのことです。Gmail や Google カレンダー、Google ドライブなどを中心として、コミュニケーションやファイル作成など、さまざまなアプリケーションを目的に応じて利用できます。
また、企業や教育の現場ではもちろん、非営利団体など組織の規模感を問わず、さまざまな組織で活用が進んでいます。生産性向上に寄与するアプリケーションを安全に活用したい場合には、心強い味方になってくれるでしょう。

Google Workspace と「G Suite」は違う?

Google Workspace と混同されるサービスに G Suite が挙げられます。そもそも Google Workspace は、G Suite が2020年10月にリブランディングされて、提供を開始したサービスです。そのため G Suite とは、Google Workspace の以前の名称であり、基本的には同じサービスと認識して問題ありません。
ただしコラボレーション機能やビデオ会議機能に新機能が追加され、サービス内容がアップデートされています。またエディション(ソフトウェアの機能や構成内容)や料金プランが変更されているので、その点は導入の際に注意してください。

Google Workspace でできること・メリット

Google Workspace は、アプリケーションの利用に加えて、主に以下3つの活用のメリットが挙げられます。

  • 組織内の情報共有やコミュニケーションを強化
  • アプリケーション連携によって生産性の向上
  • 情報の管理や保管とアクセスを安全に

それぞれ詳しく見ていきましょう。

情報共有・コミュニケーション

現在は企業や教育の現場、非営利団体と、さまざまな組織内でウェブを使い仕事をするのが一般化しています。具体的にはメールアプリで業務連絡をしたり、コミュニケーションをとったりと、日常的に活用していることでしょう。
またスケジュール管理アプリで、スタッフのスケジュール管理を行ったり、シフトを割り振ったりしていることでしょう。
その際、Google Workspace を活用することで、これらのコミュニケーションやスケジュールなどの作業を一元的に管理することができます。

アプリケーション連携によって生産性の向上

Google ドキュメント・Google スプレッドシート・Google スライド・Google フォームといったオフィスツールで業務を記録したり、組織内で共有することで生産性の向上も期待できます。Google Workspace では共同編集ができるので、内容をリアルタイムで確認したり、チャットやコメント機能でスムーズに作業できます。
また、全てのファイルをクラウド上に保存できるため、PCはもちろん、スマートフォンやタブレットからいつでもどこでもアクセスできます。さらに更新内容は自動的にドライブに保存されるので、常に最新のファイルにアクセスできます。

情報の管理や、保管とアクセスを安全に

Google Workspace は、PCはもちろんスマホやタブレットから利用が可能です。それによって時間や場所に関係なく業務に取り掛かれます。
さらに Google Workspace では、2段階認証プロセスやシングルサインオンなど、セキュリティ対策も充実しています。デバイスの紛失時やスタッフの離職時のデータ管理も可能で、安全に利用できる点が魅力です。また、管理者は24時間365日電話・メールで Google のサポートを受けることができるので、業務における心強い味方です。

Google Workspace の機能

Google Workspace では上記のようなできること・メリットがありました。ここからはさらに具体的なGoogle Workspace の機能として、アプリケーションとセキュリティに関してご紹介します。

Google Workspace で利用できるアプリケーション

Google Workspace では、目的に応じて数多くのアプリケーションを利用できますが、ここでは代表的な11種類のアプリケーションをご紹介していきます。

Gmail(ジーメール)

Gmailは、Google の提供するメールアプリケーションです。広告なしの安全なメール機能はもちろん、チャットや音声・ビデオ通話も Gmailの画面から直接行えます。

Google Meet(ミート)

Google Meet は、ビデオ会議に使えるアプリケーションです。ビジネスや組織内のスタッフ同士のコミュニケーションに利用できます。また会議を設定し、リンクを共有するだけで利用できるので、スムーズに利用できます。

Google Chat(チャット)

Google Chat は、直感的に操作できるチャットツールです。個人間の直接のメッセージはもちろん、グループチャットにも対応しています。ファイルやタスクの共有もスムーズに行え、生産性アップに期待できます。

Google カレンダー

Google カレンダーは、Gmail やドライブ、Google Meetと簡単に連携できるので、スケジュール管理における業務効率の向上に期待できます。個人の予定はもちろん、メンバーの予定をまとめて管理することも可能です。

Google ドライブ

Google ドライブでは、Googleドキュメント・スプレッドシート・スライド・フォームで作成したファイルをまとめて管理できます。また Google Workspace ではストレージサイズを柔軟に選択できるので、ファイルの保存スペース確保も手軽に行えます。さらに、ファイルの閲覧権限や編集権限をユーザーごとに割り当てることができ、ファイルを安全に保つことも、管理者が一元的に行えます。

Google ドキュメント

Google ドキュメントは、個人・チームで使える文章処理ツールです。テキストの作成・編集をウェブ上で行うことができます。、複数人での同時編集ができ、編集内容は自動保存されるので、保存せずに閉じてしまってやり直し、ということもありません。

Google スプレッドシート

スプレッドシートは、表計算をベースとして、計画書の作成や売上高の計算、人材管理などに活用できます。Microsoft Excel との互換性があり、Excel のファイルをスプレッドシートで編集したり、スプレッドシートで作成したシートを Excel 形式で保存することもできます。

Google スライド

Google スライドは、個人・チームでプレゼンテーションを作成・編集できます。またコメント機能やチャット、リアルタイムの共同編集で、素早く簡単にプレゼンテーションに関する業務を勧められます。

Google フォーム

Google フォームは、アンケートや質問を作成できるツールです。フォームに回答された内容は、スプレッドシートにデータを出力することができるので、データ分析にも有用です。

Google サイト

Google サイトは、組織やチーム、プロジェクト、イベントなど、目的に応じてサイトを作成できるツールです。また作成したサイトはPCやスマホなど、画面サイズに応じて最適に表示されるので、専門的なプログラミング作業は必要なく利用できます。

Google Keep

Keepは、シンプルなメモツールです。アイデアやリストを作成・管理することができます。またリマインダー設定で通知を受け取り、作業抜け・漏れをしないようにできます。

Google Workspace におけるセキュリティと管理

組織で Google Workspace をはじめ、新たなツールやシステムを活用する際に重要なのが、セキュリティや情報の管理についてです。企業であれば従業員や顧客の情報は業務において重要な要素です。それらの情報漏洩には、十分に気をつける必要があります。
また教育機関でも、生徒や親御さんの情報の扱いには十二分に注意が必要です。ここではセキュリティと管理に関する機能を3種類ご紹介します。

Google 管理コンソール

管理コンソールは、ユーザーの追加・端末管理などのセキュリティに関する設定ができるので、常にデータの安全性を確保できます。

Google エンドポイント

エンドポイントは、スマートフォン・タブレットの紛失や盗難に備え、パスコード設定や重要なデータのアクセスを管理できます。

Vault

Vaultは、重要なデータを把握でき、選択したデータを保持したり、書き出す際に活用できるツールです。例えば、メールの内容やチャットの履歴などを記録し、権限を保持した管理者が確認することができます。スタッフの離職に伴う、データ損失を事前に防止できます。

Google Workspace の料金プラン

Google Workspace は、機能や料金、目的に応じて4種類の料金プランから選択できます。また教育機関向けのGoogle Workspace for Educationも、無償版を含めて4種類の料金プランから選択が可能となっています。
教育機関向けGoogle Workspace for Education の詳細はこちら

Google Workspace (企業版)の料金プラン一覧

ここでは企業版 Google Workspace の4種類の料金プランの金額と特徴についてご紹介します。

Business Starter

Business Starterは1ユーザーにつき月額680円で利用できるプランです。安全なカスタムメールや100人まで参加可能なビデオ会議が特徴で、比較的小規模な企業におすすめです。

Business Standard

Business Standardは1ユーザーにつき月額1,360円で利用できるプランです。ビデオ会議は150人まで参加でき、録画も可能です。さらに1ユーザーにつき2TBまでの保存容量を利用できます。

Business Plus

Business Plusは1ユーザーにつき月額2,040円で利用できるプランです。ビデオ会議は250人まで参加でき、録画や出欠状況の確認も可能です。1ユーザーにつき2TBまでの保存容量を利用でき、特に高度なセキュリティ対策が魅力的です。

Enterprise

Enterpriseは、メールのeDiscovery、データ保持、S/MIME 暗号化がされています。、ビデオ会議は250人まで参加可能で録画や出欠状況確認、ノイズキャンセルなども可能になります。また必要に応じて保存容量の変更もできます。直接の問い合わせで料金や詳細を確認できます。

Google Workspace for Education(教育機関向け) の料金プラン一覧

ここでは、教育機関向けの Google Workspace for Education の4種類の料金プランについて、金額と特徴をご紹介していきます。

Education Fundamentals

Education Fundamentals は、ドメイン全体で100TBまでの容量が使え、無料で利用できる点が特徴です。上記でご紹介したアプリに加え、オンライン授業に有効活用できる学習管理プラットフォーム「Google Classroom」も含まれています。これから教育機関でGoogle Workspace を使いたい場合は、こちらから利用してみるのも1つです。

Education Standard

Education Standardは、高度なセキュリティと分析機能が魅力なプランです。ただし生徒全員分の購入が必要になるので、その点は注意しましょう。また、生徒用ライセンス 4 つにつき、教職員用ライセンス1つが無料になります。詳細はお問い合わせにより確認できます。

Teaching and Learning Upgrade

Teaching and Learning Upgradeは、教員用のツールが特徴のプランです。大きな特徴としては、ビデオ会議ツールの Google Meet が250人まで参加可能になることでしょう。さらに、1万人が視聴できるライブストリーミング、ノイズキャンセル、アンケート、Q&Aなど、Google Meet プレミアム機能が充実しています。詳細はお問い合わせにより確認できます。

Education Plus

Education Plus は、Teaching and Learning Upgrade のビデオ会議機能に加え、10万人が視聴できるライブストリーミングを開催できます。また、Education Plus 特有の機能として、Google Cloud Search が利用できます。Google Cloud Searchとは、組織内の全コンテンツを横断して、特定のワードが含まれたファイルなどを検索することができる機能です。
教育機関向けGoogle Workspace for Education の詳細はこちら

Google Workspace(企業版)の料金プラン変更の方法

企業版の Google Workspace では、当月にご利用のユーザー アカウント数に基づいて月額料金を支払うフレキシブルプラン、1年分または複数年分のサービスを購入する年間・定期プランの2種類があります。
フレキシブルプランから年間プランに切り替えたい場合は、直接切り替えられないので「Googleクラウドパートナー」の企業へ問い合わせます。

年間プランからフレキシブルプランに切り替えたい場合は、無料試用期間中であれば有料サービスが開始する前に年間プランからフレキシブルプランに切り替えられます。また無料使用終了後は、サブスクリプションの更新時にフレキシブルプランに切り替えられます。それぞれ「Google 管理コンソール」から変更可能です。

Google Workspace for Education(教育機関向け)の有料プランを利用するには?

教育機関向けの Google Workspace for Education には、企業版とは異なり、フレキシブルプランと年間プランの違いは存在しません。あらかじめ定めた任意の期間分のライセンスを購入する形になります。
無料の「Education Fundamentals」を除き、その他の3つの有料のプランは、Google for Education 販売パートナー企業経由で契約することができます。ただし、販売パートナーの中でも有料プランのライセンス販売資格を持っている企業は限られているため、確認が必要です。
ミカサ商事株式会社は、教育機関向けの Google for Education 有償ライセンス(Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, Education Plus)の販売が可能です。
また、ライセンスの割り当て方法や導入サポートを承っております。
どのプランにするかお悩みの教育機関様は是非ミカサ商事にご相談ください。

まとめ

本記事では、Google Workspace の概要から機能や料金プラン、活用する際のメリットについてご紹介しました。組織のコミュニケーションを強化したい方、生産性向上に有効なアプリケーションを安全に活用したい方は、導入の参考にしてみてください。
2011年からGoogle社の正規販売代理店として活動開始したミカサ商事では、今までに300以上の学校様の導入を支援させて頂いております。これからGoogle Workspace の導入を進めたい企業様や教育機関は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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