Google Workspace を活用する際は容量に注意!エディションごとの容量の違いや共有ドライブについて

Google Workspace とは、さまざまなアプリケーションをセキュアに活用できる、Google が企業や教育機関向けに提供しているオンラインツールです。組織のコミュニケーションを促進・強化したり、さまざまな業務における生産性向上に期待できます。
また Google Workspace を企業や教育機関が活用する際には、導入前に容量について確認しておくことが重要なポイントです。
本記事では、Google Workspace におけるエディションごとのドライブ容量の追加方法についてご紹介していきます。

Google Workspace におけるドライブ容量とは?

Google Workspace には、「Google ドライブ」というオンラインのファイル保存用のアプリケーションが含まれます。そして、契約する Google Workspace のエディションごとに、Google ドライブに保存できるデータの量が決められています。ドライブ容量が大きいほど多くのデータを保存でき、小さいほど保存できるデータは少なくなります。

スムーズに Google ドライブを活用したり、多くのデータを保存しておきたい場合には、ドライブ容量が大きいエディションを契約するとストレスなく Google Workspace を活用できます。

Google Workspace におけるエディションごとのドライブ容量

Google Workspace では、以下の表のように、エディションごとにドライブ容量が設定されています。

企業向け
Google Workspace
Business Starterユーザーあたり 30 GB
Business Standardユーザー数 × 2 TB の容量を組織で共有
Business Plusユーザー数× 5 TB の容量を組織で共有
Enterprise必要に応じて拡張可能
Google Workspace 以外の
システムを利用中の組織向け
Essentialsユーザー数 × 100GB の容量を組織で共有
教育機関向け
Google Worksapce for Education
Education Fundamentals100TBのストレージを組織で共有
Education Standard100TBのストレージを組織で共有
Teaching and Learning Upgrade100TBに加え、ユーザー数×100GB のストレージを組織で共有
Education Plus100TBに加え、ユーザー数×20GB のストレージを組織で共有
個人利用個人で使用する
無料の Google ドライブ
15GB

教育機関向けのエディションのうち、「Education Fundamentals」は無償、「Education Standard」、「Teaching and Learning Upgrade」、「Education Plus」は有償となっています。

引用:ドライブ ストレージの追加オプション

教育機関向け Google Workspace の各エディションの詳細はこちら

Google Workspace における共有ドライブとは?

Google Workspace における共有ドライブとは、Google ドライブの機能で、複数人で各ファイルへのアクセス・編集・保存・検索などができるフォルダのことです。共有ドライブを利用することで、オンライン上で組織やチームでの共同作業が可能となり、生産性アップに期待できます。
例えばあるファイルを複数人で作業する際、従来のようにファイルを保存してメールに添付し送受信し、その上で作業するといった煩雑な作業が必要なくなります。
Google Workspace で共有ドライブを利用する場合、下記のエディションを使用していることが前提になりますので注意してください。

  • Business Standard
  • Business Plus
  • Business Enterprise
  • Education Fundamentals
  • Education Standard
  • Teaching and Learning Upgrade
  • Education Plus
  • Nonprofits
  • G Suite Business(旧エディション)
  • Essentials

Google Workspace のドライブ容量が多いことによるメリット

Google Workspace においてドライブ容量が多ければ、より多くのデータを保存できるようになります。よって容量を気にせずストレスなく Google Workspace を利用できるのが、ドライブ容量が多いメリットといえます。
特に企業では自社の商品やサービスのデータや顧客・取引先などのデータ、教育機関では生徒の個人情報や授業で作成したファイルなどさまざまなデータを扱います。そのため Google Workspace 導入時点で、なるべく大きな容量のドライブを選んでおくと、後にストレスなく本来注力すべき業務に集中できるでしょう。
また、教育機関では、活用が進んでいくと授業の動画や生徒の制作物を大量に保存する必要が出てくる可能性もあります。後から有料エディションに変更して容量を追加することもできるので、現行のエディションで容量不足を感じた場合には、エディションのアップグレードを検討しましょう。

Google Workspace のドライブの容量は無制限で利用できるのか?

Google Workspace でドライブの容量を無制限で活用したい場合は、旧版エディションの企業向け「G Suite Business」を利用していることが前提になります。ただし2021年現在は、新規でG Suite Businessを利用できなくなっています。よってこれから Google Workspace を利用するユーザーは、無制限で利用できません。
教育機関がなるべく容量の大きなエディションを使用したい場合には、無料の Education Fundamentals は容量上限が100TBに制限されているため、ユーザー数に応じて容量が追加される Teaching and Learning Upgrade、もしくは Education Plus エディションの利用をご検討ください。また無制限では使用できませんが、ドライブストレージを追加し容量を効率的に活用する方法は存在します。

ドライブストレージの容量を効率的に活用する方法

Google Workspace では、ストレージを組織内の全ユーザーによって共有されるストレージ モデルを採用しています。これをストレージプールと言い、新しいユーザーが追加されると Google Workspace サブスクリプションのプランに応じてストレージプールが増加していきます。

Business エディションのストレージ プール

Business Standard の場合、新しいユーザーごとに 2TB のストレージ、Business Plus の場合は 5TB のストレージがプールに追加されます。

Google Workspace for Education エディションのストレージプール

Google Workspace for Education でもストレージプールの実装が進められており、2022 年 7 月より Google Workspace for Education のすべてのエディションに対して、新しいストレージ プールのモデルが実装されます。
学校や大学では、100 TB のストレージプールがすべてのユーザーとアカウントで共有され、さらに Google Workspace for Education Plus では、ユーザーごとに 20 GB が共有プールに追加されます。

組織で使用している保存容量を確認する方法

ストレージプールを使用していると、組織全体としてどれくらい保存容量があるのか分からなくなってきます。組織全体の保存容量の使用量については以下の方法で確認することができます。

① Google 管理コンソール にログインします。
②管理コンソールのページから、[レポート] にアクセスします。
③[レポート] > [アプリレポート] > [アカウント] に移動します。
④ [合計使用容量] を確認します。

Google Workspace for Education エディションでは[レポート]>[ユーザー レポート] >[アカウント レポート] からユーザー別に使用容量を確認することもできます。

保存容量が上限に近づいている場合の対応

保存容量が上限に近づいている場合や保存容量が足りない場合、以下3種類の方法で容量を増やせます。
・保存容量を追加する
・ユーザーが保有する保存容量を増やす
・データを削除しスペースを確保する
また現在使用中の保存容量を確認したい場合は、上記でご紹介した表を参考に確認してみてください。

ユーザーが保有する保存容量を増やす

ユーザーの保存容量を確認し、保存容量の大きいライセンスを割り当てることで容量を増やすことができます。またこの方法で行う際は、Google管理コンソールにアクセスしユーザーのドライブ保存容量を確認、容量の割り当てを解除し新たにライセンスを割り当てることで対応できます。

データを削除しスペースを確保する

ストレージには、フォルダやファイルの他にもGmailでのメッセージやGoogleフォトなど、全てのデータが保存されています。そのためそれらのデータを削除することで、ストレージ内の容量を確保し活用できます。

Google Workspaceの容量について把握しスムーズな導入を

本記事では、Google Workspaceにおけるエディションごとのドライブの容量や、容量の追加方法についてご紹介しました。

大きな容量のGoogle ドライブを活用したい教育機関様は、Google Workspace for Education の有償エディションの利用も視野に入れてみてはいかがでしょうか。

ミカサ商事株式会社では、Google Workspace for Education 販売パートナーとして、有償エディションの販売資格を有しています。また、円滑かつ迅速に導入を進めるための導入支援についても承っております。
どのエディションを選ぶべきか、お悩みの段階からお気軽にご相談ください。

教育機関向け Google Workspace for Education についてはこちら