Google Workspace は個人利用でも利用できる?Google Workspace の使い方

Google Workspace は企業の業務をデジタル化したり、教育機関での教育をオンライン化したり、組織でのコミュニケーション促進に役立つツールです。主に企業や教育機関に向けて、Google が提供しているクラウド型ツールですが、Google Workspace は個人でも利用することができます。
本記事では、Google Workspace の対象となる組織や個人利用との違い、Google Workspace を利用する方法、導入のメリットについてご紹介していきます。企業のデジタル化や教育のオンライン化、個人での利用を検討している場合は、参考にしてみてください。

Google の各サービスの対象

Google では数多くのサービスを展開していますが、そのサービスを対象者ごとに分類すると、組織(企業や教育機関)向けと個人向けに分けられます。まずここでは Google のサービスを対象者ごとに確認していきましょう。

組織向けの Google Workspace

Google Workspace は主に企業や教育機関に向けて提供されているツールです。特に昨今は企業の働き方改革やテレワークをはじめ、デジタル化やDX化が進められています。そんな企業の新しい働き方をサポートしてくれるのが、クラウド型のツールである Google Workspace です。
また同じ組織でも教育機関においては、Google Workspace for Education という教育機関に適したツールが提供されています。
一括りに Google Workspace といってもさまざまなサービスが備わっており、企業向けと教育機関向けでサービス内容が異なる点を押さえておきましょう。

個人向けの Google サービス

企業や教育機関に向けて提供されている Google Workspace に対して、個人利用の場合は主に Google の各種サービスを利用するのが一般的です。例えばメールサービスの Gmail やドキュメント作成ができる Google ドキュメント、表計算ができる Google スプレッドシート などは個人でも使用できる代表的なサービスです。

個人でも Google Workspace を利用できる?

基本的に企業や教育機関などの組織利用の場合は Google Workspace、個人利用の場合は主に Google の各種サービスを個別に利用することになります。ただし個人でも Google Workspace を利用することも可能です。個人での利用者としては、主に個人事業主やフリーランスが当てはまります。

Google サービスを利用する際の方法


ここからは実際に Google Workspace や Google の各サービスを利用する方法についてご紹介していきます。

Google Workspace を組織で利用する方法

Google Workspace を企業や教育機関で利用する方法としては、Google と直接契約し導入する方法と、代理店(販売パートナー)を経由して契約する方法の2つがあります。

Google Workspace を個人で利用する方法

個人で Google Workspace を利用する場合も、基本的には組織での導入と同様に直接契約か代理店経由での契約になります。しかし代理店は基本的に組織向けの代理店となっているケースが多く、個人で Google Workspace を利用する場合は、個人で直接契約するのが一般的です。

Google サービスを個人で利用する方法

上記でご紹介した Gmail や Google ドキュメント、Google スプレッドシート といった各 Google のサービスを個人で利用する際には、基本的に Google アカウントや Gmail アカウントを作成すれば利用可能です。

Google Workspace と個人利用(Google サービス)の違い

まず前提として、個人向け Google アカウントと Google Workspace のアカウントは、どちらも「Google アカウント」には変わりません。その点を踏まえ、以下の違いについて確認しておきましょう。

アカウント作成の違い

組織向けの Google Workspace では管理者が組織下のユーザーのアカウントを作成します。一方で個人向けの Google アカウントはユーザー本人が作成します。
また Google Workspace の Gmail の場合、メールアドレスに独自ドメインを利用できます。一方で個人向けの Google アカウントのメールアドレスでは、「○○○@gmail.com」のように@以降はgmail.comで固定されています。

管理についての違い

サービスの管理についても組織と個人では異なります。Google Workspace の場合は各アカウントが管理対象のアカウントになり、組織の管理者が定めたセキュリティや権限設定が反映されます。そのため社員やスタッフが組織を辞めてしまった場合にも、管理者がアカウントの管理ができるので、組織の情報漏洩を防ぎやすくなります。
一方で個人向けのサービスでは、組織として管理できないので個人が管理します。

交流・アクセス権限の違い

そもそも組織で導入した Google Workspace は組織内のアカウントだと証明されています。そのため組織内でのみ共有されているファイルにアクセスできるなど、組織として運用することができます。反対に個人向けでは、ファイルのアクセス権限や Google Meet の参加にリクエストが必要になる場合があります。

Google Workspace を組織で導入するメリット


多くの企業や教育機関で導入が進んでいる Google Workspace ですが、ここからは具体的に導入が進んできる理由となっているメリットについてみていきましょう。

充実したセキュリティ対策

企業であれば社員の個人情報や取引先の機密情報など、教育機関では生徒や教師の個人情報など、外部に流出してはいけない情報を扱いますが、Google Workspace では、高いセキュリティ対策によって安全性をカバーしてくれます。
具体的にはデータの保全やハッキング対策として24時間常時監視し、外部の脅威からデータを守ってくれます。他にも2段階認証プロセスや SSO といった高度なセキュリティ機能が搭載されています。

シームレスなクラウドサービス

Google Workspace の特徴の1つが、オンライン上でメンバー同士がシームレスにコミュニケーション・情報共有できることです。これによってインターネット環境とデバイスがあれば、いつでもどこでもメンバーと共同で作業でき、時間と場所の制約を受けなくなります。

一元的なデータ管理

Google Workspace では管理者が、管理コンソールで一元的にデータを管理できます。これによってデータの管理やメンバーの管理ができるため、安全性を保ちやすくなります。またデータ管理が一元的にできることで、ファイルの共有やメンバーの追加などの業務が効率化できるメリットがあります。

独自ドメインでのメール活用

上記でご紹介したように、個人向けの Google アカウントのメールアドレスでは、@以降は gmail.com で固定されています。しかし Google Workspace の Gmail の場合、独自ドメインを利用することができ、企業が行う取引先とのメールの際には、信頼性を証明することができます。実際、アドレスの末尾がフリーで取得できる gmail.com の場合、組織としての信用が低下しネガティブな印象を与えるケースも少なくありません。

使える機能やサポートが充実

Google Workspace では、独自ドメインをはじめ使える機能が充実しています。他にもクラウドストレージが増加したり、電話とメールによる 24 時間 365 日のサポートが受けられたりなど、Google Workspace ならではの機能やサポートがあります。

教育機関の Google Workspace for Education 導入は弊社まで

Google Workspace では上記のようなメリットがあり、多くの教育機関で導入が進む、有用なツールです。生徒とのコミュニケーションを促進させたい場合、教師の業務効率アップを実現したい場合には、ぜひ検討してみてください。
ミカサ商事では、教育機関での Google アカウントの年次更新代行や、管理者向けの運用支援を承っております。また Google for Education 認定トレーニング講師による管理者研修も実施できます。
今までに400以上の学校様の導入を支援させて頂いております。これから Google Workspace の導入を進めたい教育機関、導入の負担を削減したいとお考えのご担当者様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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