Google Workspace のアカウント設定・管理 導入担当者は管理コンソールを理解しよう

Google Workspace は、企業や教育機関がオンライン上で業務にあたる際、業務効率化や生産性向上に役立つツールの1つです。企業や教育機関が日常的に行っている、情報共有やコミュニケーション、ウェブ会議、タスク管理などをシームレスかつ安全に管理できます。
また Google Workspace をより安全に利用するためには、アカウントの設定や管理が重要です。さらに効果的に活用するには、管理コンソールの理解も重要なポイントとなります。
本記事では、Google Workspace におけるアカウントの設定・管理・更新や管理コンソールについてご紹介していきます。担当者はぜひ参考に、導入を進めてみてください。

Google Workspace では管理コンソールを理解しよう

Google Workspace を活用する際には、Google Workspace におけるさまざまな設定・管理を行う、Google 管理コンソールの理解が重要です。

Google 管理コンソールとは

Google 管理コンソールとは、Google Workspace を導入した組織が Google サービスの設定・管理を行えるダッシュボードです。具体的には以下のことが行えます。

  • アカウントへのユーザー追加や削除
  • ユーザーが利用するサービスの有効化や無効化
  • ユーザーへの管理者アクセス権の付与
  • お支払いの設定や管理
  • セキュリティ設定 など

上記のように、Google Workspace の管理者は、Google 管理コンソール上から Google Workspace におけるさまざまな設定・管理ができます。そのため、安全に Google Workspace を活用するには Google 管理コンソールの理解が不可欠です。

Google Workspace におけるアカウント設定・管理方法

企業や教育機関などの組織で Google Workspace を利用する際には、まずアカウント設定が必要です。ここでは Google 管理コンソールや、Google Workspace におけるアカウント設定・管理方法についてご紹介していきます。

新規ユーザーのアカウント新規作成・追加

組織で Google Workspace を使用する際は、使用するユーザーごとにアカウントを新規作成する必要があります。また新規作成・追加は以下の手順で行います。

  • Google 管理コンソールにログイン
  • コンソールから[ユーザー] にアクセス
  • ページ上部 [新しいユーザーを招待] または [新しいユーザーの追加] をクリック
  • フォームに入力しユーザーを招待するか、ユーザーアカウントの詳細情報を追加

以上の方法で新規ユーザーのアカウントを追加できます。また追加するユーザーごとに上述の手順を繰り返せば、複数のアカウントを追加できます。

アカウントの一括追加・更新

Google Workspace では、CSV形式のファイルをアップロードすることで、複数のアカウントを一括で追加・更新できます。ただし一括追加・更新する場合は以下の点に注意してください。

  • 新規追加できるアカウントは一度に最大で15万人まで
  • 更新できるアカウントは一度に200人まで
  • 有料のエディションを利用している場合は、ライセンス数に空きがあることを確認
  • (企業の場合)フレキシブルプランを利用している場合は、ユーザー数に応じて料金が上乗せされる

アカウント情報の変更・更新

Google Workspace では、Google 管理コンソールからユーザーのプロフィールと連絡先情報を変更・更新できます。また変更・更新できるユーザー情報は、主に以下を参考にしてください。

  • 予備のメールアドレス(ドメイン外のアドレス)
  • 電話番号と住所
  • 役職、マネージャーのメールアドレス、部門
  • 従業員IDと従業員の種類
  • ユーザーのメインメールアドレスと表示名

また上記のように管理コンソールから操作する以外にも、管理者以外のユーザーが自身で名前や写真などプロフィール設定を変更・更新できます。

Google Workspace におけるアカウント管理の注意点

Google Workspace を教育機関で使用する際、幼稚園から小中学校、高等学校など、生徒が対象です。そのためアカウントのパスワードを忘れてしまったり、パスワードを記載していた紙などを紛失してしまうといったケースが想定されます。他にも生徒の卒業などによる、アカウントの年次更新が必要になります。
Google Workspace では個人情報を扱うことになるので、導入や利用にあたってはアカウント管理において注意が必要です。またそうした予期せぬ事態に備えて、セキュリティ面での対応を事前に理解しておくことが重要です。

生徒がパスワードを忘れてしまった場合の対処について

ここでは一例として、仮に生徒がパスワードを忘れてしまった・紛失してしまった際の、パスワードのリセット方法についてご紹介します。パスワードをリセットするには、管理者が管理コンソールから再設定します。手順は以下を参考にしてください。

  • 管理コンソールにログイン
  • コンソールから[ユーザー] にアクセス
  • [ユーザー]リスト上で、対象ユーザー(パスワードを忘れたユーザー)を探す
  • ユーザーのアイコンの右側にある[パスワードを再設定]をクリック
  • パスワード自動生成かオリジナルで変更
  • [再設定]をクリック
  • パスワードをコピーしメールやチャットで対象ユーザーへ共有

今回こちらでご紹介したケースは、想定される注意点の一例です。他の事態にも備えて、管理コンソールを理解し、アカウント管理には注意するようにしましょう。

生徒のアカウント情報の更新対応について

教育機関で Google Workspace を利用する際、基本的に全てのケースでアカウントの年次更新が必要です。例えば、生徒が入学した場合や生徒が卒業もしくは辞めてしまった場合などが該当します。

新入生アカウントの作成・追加

教育機関には基本的に毎年決まった時期に新入生が入学してきます。その場合は上記でご紹介したように、新規ユーザーのアカウント新規作成・追加し、新入生を迎え入れられる対応を進めましょう。またその際、スプレッドシートを活用し新入生のリストをとり、一括で追加・編集するとスムーズに作成・追加できます。

進級に伴う学年の繰り上げ

基本的に教育機関では毎年学年の繰り上げがあるので、アカウント情報の更新・変更が必要になります。その場合は上記でご紹介したように、アカウントの一括追加・更新によって対応しましょう。他にも組織部門を変更することで、学年の繰上げ対応が可能です。例えば「2021/小学1年」といったように部門設定していれば、「2022/小学2年」といったように変更するとスムーズです。

生徒が卒業・辞めた場合のアカウントの削除

生徒が卒業したり辞めた場合には、利便性や個人情報流出を避けるため、Google Workspace から生徒のアカウント情報を削除する必要があります。(もしくは、削除はせずにログインができない状態とする「アカウントの停止」もできます。)教育機関によってはアカウント情報を残しておく必要がありますが、その場合には厳重なセキュリティ対策のもと管理しましょう。

Google Workspace の活用にはアカウント設定・管理体制が重要

Google Workspace を効果的に活用するには、適切にアカウントの設定や管理、更新を行い、各教育機関に応じた対応が求められます。また生徒がパスワードを忘れた・紛失した場合やアカウント情報を追加・更新する際は、個人情報の扱いに十分に注意し対応するようにしましょう。
とはいえ、Google Workspace 導入や情報更新にあたっては教育機関で、セキュリティ面で不安があるのも事実。そういった場合には、アカウント設定や管理、セキュリティ管理など、煩雑な業務を代行業者に依頼するのも1つの方法です。

ミカサ商事では、教育機関でのGoogle アカウントの年次更新代行や、管理者向けの運用支援を承っております。また、Google for Education 認定トレーニング講師による管理者研修も実施できます。

アカウント管理の負担を削減したいとお考えのご担当者様や、これから Google Workspace の導入を進めたい企業様や教育機関は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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